Översikt #
Rapporteringen i Allbry är utformad för att stödja elevhälsoteamets arbetsprocesser på ett säkert, effektivt och överskådligt sätt. Här kan du dokumentera allt från korta minnesanteckningar efter ett chatt-, fysiskt- eller videosamtal till större och mer avancerade rapporttyper som åtgärdsprogram, EHT-rapporter eller incidentrapporter.
Rapporter används för:
- Att dokumentera elevkontakter
- För att skapa uppföljning
- För att stärka kartläggningen av skolans elevhälsa
- För att dela information inom rätt professioner
Olika typer av rapporter #
I Allbry finns flera rapporttyper som täcker olika behov. De vanligaste är:
Elevrapport (snabb eller lång)
- Används vid samtal, chatt, videosamtal eller fysiska möten
- Snabb att fylla i
- Dokumenterar samtalsämnen, orosnivå, mötestyp m.m.
- Kan skapas för en eller flera elever samtidigt
- Kan även skapas som anonym (mer info nedan)
Minnesanteckning
- Används för egna arbetsanteckningar
- Visas endast för personal
- Kan fästas i elevens profil för ökad synlighet
- Kan låsas upp så att alla professioner kan se den vid behov
EHT-rapport
- Används för interna EHT-processer
- Dokumenterar insatser, arbetstid, uppföljning m.m.
- Syns endast för relevanta professioner
Incidentrapport
- För dokumentation vid händelser eller incidenter
- Kan vara kopplad till en elev eller vara anonym
Betygsvarning
- Särskild mall för att uppmärksamma studierelaterade svårigheter
- Kan skickas till berörda professioner
Beslut om åtgärdsprogram
- Mall för åtgärdsprogramsbeslut
- Kan delas med relevanta roller
Egna rapporter och många fler
- Mer flexibla och konfigurerbara mallar
- Skapas av ert admin-team (beskrivs i annan artikel)
- Har avancerade funktioner: taggning, påminnelser m.m.
Vanligt arbetsflöde: rapport efter elevkontakt #
I Allbry är det vanligast att man efter en elevkontakt gör en elevrapport och/eller en minnesanteckning.
Du kan skapa rapport efter:
- Videosamtal
- Chatt
- Fysiskt möte
- Spontant möte
- Elev som sökt stöd utan bokning
Elevrapport – snabb eller lång #
Snabbrapport
Används när du snabbt vill dokumentera:
- Samtalsämnen
- Hur kontakten skedde
Exempel:
Du har ett 10-minuters stödjande samtal i korridoren. Du gör en snabbrapport 15 sekunder efteråt.
Längre elevrapport (fortfarande snabb)
Här fyller du mer detaljer, t.ex:
- Datum för kontakt
- Samtliga samtalsämnen
- Beskrivning av elevens situation
- Stödbehov
- Ytterligare anteckningar
- Valbar extra information
Elevrapport för flera elever #
Om du markerar flera elever skapas en separat rapport per elev.
Bra vid t.ex:
- Konfliktsamtal
- Syskonmötet
- Gruppsamtal
- Kuratorsstöd för flera elever samtidigt
Anonym elevrapport #
Du kan skapa elevrapport utan att välja elev.
Du anger då istället (frivilligt):
- Klass
- Årskurs
- Könsidentitet
- Andra attribut
Exempel:
Du träffar en elev i korridoren och vill snabbt dokumentera mötet utan att välja individ.
Minnesanteckning #
Minnesanteckningar används för att dokumentera sådant som är viktigt för ditt fortsatta arbete, men som inte nödvändigtvis behöver vara en full elevrapport. De fungerar som dina professionella arbetsanteckningar kopplade till en elev.
En minnesanteckning kan innehålla till exempel:
- Reflektioner efter ett samtal
- Observationer du vill följa upp
- Planerade åtgärder eller idéer
- Korta noteringar mellan bokade möten
När du skapar en minnesanteckning kan du:
- Skriva fritt i textfältet
- Välja om anteckningen ska fästas i elevens profil, så att den syns högst upp när du eller kollegor öppnar elevakten Allbry
- Välja om den ska vara endast för dig eller göras tillgänglig för kollegor med andra professioner (om det är relevant för elevens stöd)
Du kan:
- Skapa flera minnesanteckningar per elev
- Ta bort och redigera egna minnesanteckningar om de inte längre är aktuella Allbry
Minnesanteckningar är ett viktigt verktyg för att komma ihåg detaljer, följa elevens utveckling över tid och förbereda sig inför kommande samtal.
Flera och egna rapportermallar #
Egna rapporter är kraftfulla, flexibla rapportmallar som kan innehålla allt från fritextfält och datumval till orosskalor, taggar, uppföljningsrutiner m.m.
De konfigureras av manuellt och beskrivs i egen artikel — men här är det som är viktigt för dig som användare:
Exempel på andra rapporter #
Nedan följer exempel på vanliga och användbara egna rapporttyper:
Incidentrapport
Används vid händelser som behöver dokumenteras mer strukturerat, t.ex.:
- Konflikt mellan elever
- Oroande beteende
- Trygghetsincidenter
- Brottsmisstankar eller akuta händelser
Fält kan inkludera: datum, plats, involverade elever, beskrivning, åtgärder, förslag på uppföljning.
Betygsvarning
För att dokumentera när en elev riskerar att inte nå kunskapskraven i ett eller flera ämnen.
Kan innehålla fält för:
- Berört ämne
- Lärare
- Aktuellt kunskapsläge
- Vad eleven behöver göra
- Förslag på stödinsatser
Personalen som behöver involveras (t.ex. SYV, mentor, specialpedagog) kan taggas.
Beslut om åtgärdsprogram
En strukturerad mall som dokumenterar beslut om ett åtgärdsprogram enligt skollagen.
Fält kan vara:
- Nulägesbeskrivning
- Behov av särskilt stöd
- Beslutade åtgärder
- Ansvarig personal
- Tidpunkt för uppföljning
Uppföljningsdatum kan automatiskt bli en påminnelse.
Minirapport
En kortfattad dokumentation för snabb registrering av t.ex.:
- Kort kontakt med elev
- Korridorssamtal
- Observationsnotering
- Kontakt med vårdnadshavare
Bra när man vill dokumentera, men inte skriva en fullständig rapport.
Egen mall för EHT
En mall för EHT-träffar som t.ex. kan innehålla:
- Deltagare
- Ärenden
- Beslut
- Ansvarsfördelning
- Uppföljningsdatum (som automatiskt skapar påminnelser)
Perfekt för strukturerat EHT-arbete.
Egen mall för minnesanteckning
En mer avancerad variant av minnesanteckning, med exempelvis:
- Valbara kategorier (t.ex. oro, trivsel, närvaro, mående)
- Etiketter/taggar
- Datum för uppföljning
- Möjlighet att tagga kollegor
SYV-rapport
Anpassad för studie- och yrkesvägledare.
Kan inkludera:
- Studieplan
- Programval
- Samtalsinnehåll
- Prognos
- Rekommendationer
- Tidslinje för kommande val
- Involverade lärare/vårdnadshavare
Specialpedagogisk rapport
För dokumentation kopplat till:
- Pedagogiska kartläggningar
- Behovsanalyser
- Anpassningar i undervisningen
- Rekommendationer till lärare
- Stödinsatser som testats
Kan även ha kryssrutor för extra anpassningar enligt Skolverket.
Närvarorapport
En mall för att följa upp elevens närvaro och sena ankomster:
- Datumintervall
- Total frånvaro / giltig frånvaro / ogiltig frånvaro
- Mönster eller observationer
- Åtgärdsförslag
- Involverad personal
Fler kreativa exempel som skolor brukar uppskatta #
Trygghetsrapport
För dokumentation kring trygghet och trivsel:
- Platser där eleven känner oro
- Händelser kopplade till kränkningar
- Trygghetsskapande åtgärder
Välmåendecheck (manuell)
En rapportmall som personal kan fylla i efter snabb kontakt:
- Elevens dagsstatus
- Kort fritext
- Indikatorer (t.ex. glad / orolig / ledsen / stressad)
Överlämningsrapport
Vid överlämning mellan lärare, arbetslag eller stadiebyte.
Fält kan vara:
- Styrkor
- Utmaningar
- Rekommenderade strategier
- Kontakt med vårdnadshavare
- Särskilda hänsyn
Neuropsykiatrisk stödmall
För elever med NPF eller särskilda behov:
- Fungerande metoder
- Svårigheter i skolsituationen
- Anpassningar som fungerar bra
- Riskfaktorer
- Triggers att undvika
Vårdnadshavarkontakt
För att dokumentera kommunikation med vårdnadshavare:
- Typ av kontakt (telefon, möte, mejl)
- Datum
- Innehåll
- Överenskommelser
- Uppföljningsdatum
Välj elev eller ingen elev #
För egna rapporter kan du:
- Välja en elev
- Välja flera elever
- Inte välja någon elev alls, → rapporten blir anonym, baserad på attribut
Tagga personal #
Du kan välja personal som ska kopplas till rapporten.
- De blir taggade
- De får notis/mejl om rapporten
- De syns i rapportens metadata
Exempel:
Du skriver en rapport om en elevs återkommande frånvaro och taggar SYV → SYV får direkt en notis och ser rapporten.
Påminnelser kopplade till rapporten #
Efter att du sparat rapporten kan du skapa en automatisk påminnelse.
Taggade kollegor får också en automatisk påminnelse skapad för dem.
Du väljer:
- Titel på påminnelsen
- Datum för när du och taggade kollegor ska påminnas
Dessa påminnelser visas senare:
- Mejl- och mobilnotiser
- På hemskärmen (egen sektion, behandlas i annan artikel)
Exempel:
Du gör en incidentrapport och vill följa upp om 2 veckor → lägg till en påminnelse.
Flexibla behörigheter #
Egna rapporter har egen behörighetsstyrning, där administratör konfigurerar:
- Vilka professioner som får läsa
- Vilka skolor det gäller
- Vilka roller som får skapa, ändra, se eller exportera
(Denna del täcks mer detaljerat i artikel “Skapa egna rapporter”.)
Behörigheter för standardrapporter #
För standardrapporter (elevrapport, minnesanteckning, EHT-rapport m.fl.) gäller:
Profession-styrd behörighet
- Kuratorer kan se andra kuratorers rapporter
- SYV kan se andra SYV-rapporttyper
- Skolsköterskor ser sköterskerapporter
- Professioner ser inte automatiskt varandras rapporter
Lås upp en rapport
I elevprofilen kan du låsa upp en specifik rapport eller anteckning för alla professioner.
Exempel:
En kurator skriver en rapport om hemmasittarproblematik som behöver delas med rektor → lås upp rapporten.
Hitta och filtrera rapporter #
I rapportfliken finns även en vy som visar alla rapporter för alla elever, oavsett var du startade dem.
Du kan filtrera på:
- Rapporttyp
Exportera, ändra och ta bort rapporter #
- Du kan ändra och ta bort rapporter du själv har skapat.
- Du kan exportera rapporter som PDF vid behov.
- Du kan inte ändra kollegors rapporter av sekretesskäl.
